時間理了沒？
時間是最寶貴的資產，因時間無法被「替代」、時間也不能「增減」，富人與窮人每天都是24小時、時間更無法「儲存」，不像金錢可以儲蓄在銀行，而錢財沒了還可以再賺，但時間沒了就一去不復返。因此學習如何把時間用在對的地方，以及學習如何以最少的時間做更多「對的事」，達到遠離壓力提高生活效率，絕對是一個刻不容緩的課題。
處事一向只會水來土淹、兵來將擋根本不善時間管理的北極星，期待這場【GTD時間管理研習會】的心情更猶如熱鍋上的螞蟻，尤其耳聞張永錫老師是一位身體力行這套時間管理理論的專業推廣者時，更加滿心期待這場GTD研習會能學到真正實用的時間管理技巧，讓北極星能一改陋習有效管理時間。
當天北極星提前半個小時到會場，果真應印"早起的鳥兒真有蟲吃"，不似一般主講者常躲在後台等時間到才露臉，意外的張永錫老師竟利用這段時間跟在座來賓做近距離接觸，甚至拍照留念，展現令人印象深刻的親和力。
拉開序幕張永錫老師即運用計時器主導一連串節奏緊湊的【GTD時間管理研習會】，在解說GTD時間如何管理的架構之後，除請有經驗者上台分享外，更分組討論應用腦力激盪的方式，在最短的時間內讓在座來賓分享出自己最好的時間管理經驗，最後讓長達三小時的研討會在意猶未盡的情況準時落幕。
要說在這場GTD研討會中學到什麼，北極星會說：「相當的多。但還是得實際去運用，才能找到真正適合自己的方式。」因此研討會後北極星並沒有即刻發表感想，而是把在會中學到的實地去操作，相信這樣的心得分享出來，將更具參考價值。以下就是北極星本人的體驗：
GTD時間管理的定義
何謂【GTD】，英文字義是Getting Things Done，意即「別再延遲、儘快做完」。說實在這道理人人皆懂，卻還是東漏西忘，雜事一堆，想達到的目標變的可望不可即。問題出在哪哩？...原來是缺乏一套有效率的方法來正確管理時間。
GTD時間管理的架構
日本策略大師大前研一曾倡言：「策略」比「努力」更重要的道理，當然，時間管理也不能例外。策略的內涵應至少包含「原則」與「方法」要件的掌控。因此大衛·艾倫才會以多年的經驗研發出GTD，而今更有張永錫老師致力的推廣，【GTD時間管理】六大流程架構：
﹝1.收集﹞→﹝
2.組織﹞→﹝
3.排程﹞→﹝
4.行動﹞→﹝
5.檢視﹞→﹝
6.更新﹞經這幾天操作後，北極星分享一下個人的使用心得：
1.收集工具 (隨時發生)：用固定方式收集工作瑣事，清出腦袋以利思考。
瑣事分兩種，實體跟虛擬；實體的收集如發票、帳單、收據，北極星以往都固定放置在一個顯眼漂亮的收納盒中，(只不過沒定期去清，快變成垃圾盒，要改進)。
致於虛擬的瑣事，如承諾的口頭事件，達成任務過程中所衍生的事務...等等。其中最珍貴的莫過於天外飛來的一筆靈感或念頭，最怕的就是稍縱即逝，如何在最快速的時間內擷取下來？......這工具就需結合快速、隨手可得、用後即丟的特性，因此北極星捨棄相當多人推荐的PDA手機工具，(開機、輸入較慢，螢幕呈現的面積有限)，選擇用過的A4紙切半，既環保，也不至於太小，讓思路能自由揮灑，又不會太大塞不進包包，並可隨意放置任何角落，待整理施行之後，即可丟棄至資源回收筒。
2.組織加工 (收集瞬間歸類)：須組織成行動清單，才能產生最大效益。
在這【GTD時間管理研習會】中從助理講師學到一招，那就是用多色便條紙隨手分類記下瑣事，行動時收集同色便條紙同批次處理，而顏色分類跟集合行動是其他工具無法達到相同效果的優勢。這概念再結合張永錫老師的行動分類清單，就可以將Step1收集跟Step2組織的工作同時完成，例如：
綠色 → 當面溝通：如會議、約會，這佔據許多時間，如事前準備、交通等。
橙色 → 思考規劃：需不被干擾的時間處理。
藍色 → 電腦整理工作：整合記錄。
黃色 → 電話郵件：可集中一併處理。
3.排程 (每天第一件事)：安排最適當的時機做對的事。
時間排程這部份在【GTD時間管理研習會】又得到一個好用的資訊，那就是GMAIL裡面的萬用行事曆，北極星回家實地體驗後，有了這工具從此不必再用厚重的萬用記事本把幾天以後才會發生的事情帶著到處跑，裡面有日計劃、周計劃、月計畫，還有待辦事項，只要在任一處輸入，隨意切換每種視窗都會顯示，因此有網際網路的地方，也可以查詢，甚至還可以制定小組計畫多人分享，對這樣的工具真是超感動的。
至於聽說GMAIL能發送手機提示的功能，似乎在台灣仍行不通，這部份北極星會再請教永錫老師，如果可行，那就真的太完美了。不過這工具有一個地方可以改善的，那就是無法用顏色來分類事務，讓事情更加一目了然。
北極星除了利用GMAIL紀錄"現在事"、"未來事"之外，還發現永錫老師所推荐的『九宮格日記』非常好用，可以讓﹝排程﹞、﹝檢視﹞、﹝ 更新﹞的動作在同一個作業空間中完成。例如本人騰出九宮格的其中一格，作為待辦事項，這樣當早晨在檢視日記的同時，可以很快將前天未完成事項複製到當天，既固定了排程的位置，也避免有遺珠之憾。
另一件壆到的排程重點，就是『45/15時區原則』-- 分配前45分鐘專注於Most Impotant Tasks)，剩下的15分鐘批次處理行動清單。 例如從最要的電話先打，從最困難的事先做。
4.行動 (整天)：依據排程積極付出行動。
光聽不練，一切皆空。因此每天除了例行公事外，北極星認為還要把學到的東西列入MITs排程，落實演練，並寫下心得，這樣才能內化為自己的東西。
至於學的部份當然不光是研討會中學到的，如果行有餘力，應將閱讀列入每日排程中，這也是這次研習會中認識到許多人的觀點--管理時間的用意之一，就是將多餘的時間拿來"閱讀"。每天都讓自己成長一點，相信五年後看到的絕對是不一樣的自己。
5.檢視(每天、每週)：確認方向，讓明天更有價值。
每天找個固定個時間來跟自己對話，有人喜歡早上，讓清新的思路有助於釐清一些事情；有些人喜歡晚上，這適合上班族，因為早上趕著出門也沒法靜下心來檢視自己。關於這部份北極星覺得還蠻慶幸的，這幾天都早晚打開行動日記，邊檢視自己，邊思考補充該做的事。想想兩次也不嫌多，因為曾子說:「吾日三省吾身。 」不是嗎！
6.更新(每天)：讓行動系統跟現實一致。
其實這動作，北極星在九宮格日記中"檢視反省"自己時，用今晚的日記複製到明天，然後在新日記中清除完成事項、新增下一步行動清單，這下一步清單不見得非得隔日完成，但至少留下紀錄、例如接下來想看哪本書、哪件事...等等。這樣隔天早上檢視時，再確認規劃，相信將能讓行動遺漏到最少，清除的收件匣也能達到減輕壓力的功效。
依計畫檢視自己的時間管理
蘇格拉底說: 「一個未經檢視的生命,是不值得活的」。因此GTD時間管理中檢視的這一環是相當重要，所以北極星特別在提出來談，除了曾子講的反省三事：「為人謀而不忠乎,與朋友交而不信乎,傳不習乎。」外，我們究竟還該檢視什麼？
如果將「時間」的英文字“TIME”拆開，可以更方便記憶需檢視的事項：
【TARGET目標】：時間管理需要"目標"的設定和導引：
首先需確立月度工作計劃目標→月度工作計劃目標→本週工作計劃目標→本日工作計劃目標→本日每小時之工作計劃目標的預先規劃和細分設定，才能引領時間的主人去做好每一件事情。
例如北極星計畫明年召開小組聚會，而在這聚會之前至少能培養出十位具有獨當一面堅強實力的夥伴，讓聚會更有意義跟感動。至於怎樣的程度才算獨當一面、以及達成目標的其他細節都一一列清，也就成為北極星的年度計畫。
不僅於此，如何追蹤成效，北極星更規劃出一系列的月進度、周輪值表，跟日執行任務。也由於有目標計畫跟確實的任務，夥伴們也更具有熱忱、節奏感、挑戰性和績效性來同心達成目標。
【Thinking思考】：時間管理需要用"思考"去做檢視。
亦即在處理任何事情之前先須以5W2H構思計劃，例如
想一想為什麼要做直銷（Know-Why）--- 達到財務自由。
要做什麼事（Know-What）------ 網頁跟心得。
由誰來做（Know-Who）------- 想達到目標的夥伴一起做。
什麼時間做（Know-When）--- 每天晚上跟夥伴在網路上一起努力。
從什麼地方開始做（Know-Where）--- 自己帶頭做，並規劃。
然後再用來進行針對上述What、Who、When、Where等項目之How much（多少預算）和How to do （細部執行計劃或操作規範），必將大大避免可能因做錯而重來的返工時間。
除了自己的直銷事業，北極星開始思考檢視自己生命體存在的價值？如何能對這社會提供心力？尤其最近參與台北黃金騎士志工團隊的活動，才發現做公益不見得要等到自己有錢才能進行，於是北極星開始跟有相同使命的朋友積極籌劃投入志工這一區塊，志在提升社會的『財務智商』，相信這比捐錢將更能從根本解決貧窮的問題，雖然短期間只能幫助到少部分的人，但積沙成塔，如果能運用系統有效率的推廣方式，聚積更多人才，假以時日，一定會有所成效。
【Tool工具】：工欲善其事必先利其器
對初期開始運用時間管理的人，應該多方聽取他人的經驗，找出更適合自己，也更有效率的工具，就像北極星在這次研討會中，才學會用多色便條紙、行動日記、GMAIL來管理自己的時間。
但北極星內心清楚有些工具僅適合現階段的我，假以時日北極星的工作環境、工作型態以及經濟狀況不同時，仍得檢視這些工具是否能帶來最大的效益，而且時代是日新月異，有空多參加像張永錫老師這類時間管理的研討會，相信將能獲得更好的時間管理資訊。
IMPROVE MENT & INNOVATION：時間管理需要"改善"和"創新"
通過每天工作記錄表，以每30分鐘為一節進行記錄，然後在每週進行一次當週耗用時間數及用途（如開會、聽電話、訪客、工作….等）的統計分析，再依耗用工時總計排行表，您當可發現很多工作似乎可以省略或可授權他人處理，或可同步處理才會更具有效率和效益，然而我們卻因忙碌疏於規劃而盲幹！
METHODS：時間管理需要"方法"
在GTD排程中將自己的工作依「重要性」和「急迫性」加以分析和排序，學會「抓大放小」的法則，當能找出有些工作是屬於：
重要而急的，應自行優先處理；
有些工作是屬於重要而不急的，則可列次要順序或授權處理；
有些是急而不重要，則應交辦他人處理；
有些則是不急不重要，則應予以排除不做。
Efficiency & Effect：時間管理需要效率及效益
例如地面上有100張美金鈔票，其中98張是一塊錢，而2張是一百塊的，那麼為了追求"效益"，我們應該先撿拾那2張100元的美金，而不應拚死拚活地去撿拾散落大地的98張1元的美鈔。然而時間管理有時要活用「同步處理原則」，才能出現更好"效率"。
時間管理的執行態度
所謂：「坐而言,不如起而行。」但做任何事情如能奉行Plan-Do-See-433主義（即4分的計劃再加上3分的徹底執行，並留3分作檢討改善）集中智力、能力、體力全力以赴，然後克服時間管理的大敵－拖延心態，和避免不必要的干擾（如不速之客到訪或未經過濾的電話和不必要的會議等），以保持生命中的平衡感，才能成為時間管理的主人而非奴隸。我們不能只消除「問題」卻失去了掌握「機會」的先機，因此如何去除「忙」、「盲」、「茫」症候群，下列九種心理準備將可以更有效進行時間管理。
第一、事先要有安排：「一日之計在於晨」每天開始工作時，可以用行動日記擬定概略「時間表」，特別注意希望完成的二、三件主要工作，並分配恰當的處理時間，這樣在計劃上花的時間愈多，整個工作所需的總時間便會愈短，因此，千萬別忙於工作而疏於擬定計劃。
第二、臨事要集中精神：為處理一件事情花了多少時間並不重要，重要的是花了「不受干擾」的時間，尤其想什麼事都要做的人，到最後可能一事無成，不如學會抓大放小『MITs原則』排定優先順序一件一件去做較為實在。
第三、工作之中要有休息：長時間馬不停蹄的工作，不是善用時間的辦法，那會使人精疲力竭，身心俱疲。所以花幾分鐘做點徒手體操，起身走幾圈，那怕只是站立一會兒不僅能提高工作效率，還能消除緊張，有益健康。
第四、避免雜亂無章：每當桌上太亂，就該抽出時間加以整理，把最需要優先辦理的文件，放在桌子中央，其餘都應放在看不見的地方。每天工作結束更應該把桌面清理乾淨，做到「日清日結」，這樣明天才有好的開始。
第五、不要苛求盡善盡美：因為十全十美的要求會使人感到挫折和焦慮，甚至導致一事無成，事情先做出來，才有改進的依據跟空間。
第六、要能當機立斷，不要怕婉轉說「不」：有技巧而堅定地拒絕阻礙達成目標的人事物，例如垃圾電視節目、漫無目地的網路漫遊、無意義的聊是非、以及沒效率的會議、接觸"不對的人"...等等，凡是不能得到成就和滿足的，都應該立刻停止或取消，因為這些只是在浪費生命。
第七、不要拖延：每天把最重要、最花時間的事列為日程表上的第一件事，立即處理。
第八、要授權給人：將正常性工作交給他人去施行，不是推責任，而是在訓練人才。但千萬記得，把自己和別人不會做的事，交他人去做，這非但不是授權，而是在害他人，所以授權之前應先為他人「灌能」，而非究責或卸責。
第九、不要做工作狂：那些工作狂對於「工作」就像酒徒對酒一樣的上癮。他們拒絕休假，週末也忘不了工作；公事包鼓囊囊的，把親人當陌生人看待。其實，有時我們應該反問自己：家人在您的生活中佔有多少地位，有沒有把足夠的時間放在自己的兒女和配偶身上，千萬別找藉口盡說您在為他們犧牲，應該仔細想想，我真的沒時間陪他們嗎?!還是在自欺欺人呢?!
雖然未來還只是一個概念，但如能先行規劃，當有天回頭來時路，相信會更加感謝今天所遇到的人、所做到的事，因此還是那句老話「要就現在做」、「別拖延」，因為「昨天」是一張已註銷的支票；「明天」是一張未到期的支票；只有「今天」才是手邊的現鈔，當然要善用它，為明天會更好加油！
2007.09.27北極星 筆 ~~~
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